cuentas de compras
Al contado
Para comenzar a plantear los asientos contables de las mercancías compradas con efectivo, lo primero que hay que determinar es la mercancía en cuestión y el precio de dicha mercancía.
Después de eso, debe elegir el sistema mediante el cual se va a implementar, ya sea un sistema periódico o un sistema perpetuo.
En el sistema periódico se les da un débito a compras de mercancías y un crédito a la columna de efectivo. Es decir, que el precio de la mercancía se coloca en la columna de débito. Y, bajo la anotación de la mercancía se añade la palabra «efectivo» y en la columna de crédito se indica el dinero que ha de pagarse.
Según el sistema perpetuo se anotaría la palabra «inventario» y en la columna de débito se añadiría el precio de la mercancía. Debajo de «inventario» se añade la palabra «efectivo» y en la columna de crédito se indica el precio que se ha pagado.
Todo ello se registra de esta manera porque el inventario supone un coste y este aumenta con débito. Y, por otro lado, como se está usando el efectivo para pagar la compra, este disminuye, por lo que se le otorga un crédito.
· A crédito
En las compras a créditos, el dinero no se desembolsa en el momento en el que se adquiere el producto, sino que tendrá que pagarse en unos treinta días. Por este motivo, habrá que registrar esta cuenta en el Diario General para controlar esa deuda con el proveedor, y habrá que hacerlo en el apartado de «cuentas por pagar».
Pues bien, de igual forma que en el caso anterior, tendrá que hacerse o por el sistema periódico o por el perpetuo.
Según el periódico al apartado Compras de Mercancías se le da un débito y al de Cuentas por Pagar a Proveedores se le da un crédito.
En el caso del método perpetuo habrá que darle un débito al inventario (que representaría los productos comprados) y un crédito a las Cuentas por Pagar a Proveedores.
Cabe destacar que cuando se lleva a cabo una venta, la salida inmediata del inventario con su costo se produce con el sistema perpetuo. En el sistema periódico el costo de venta se calcula al final del periodo contable.
Cuentas de venta
Una venta se puede hacer a crédito, a contador o una parte a crédito y la otra de contado, y lo que se pague de contador se contabiliza en la caja o bancos, según si el cliente pagó en efectivo o mediante consignación. La parte vendida a crédito se contabiliza en la cuenta de clientes.
El impuesto a las ventas se contabiliza como un pasivo, por cuanto se debe declarar y pagar a la Dian.
La retención en la fuente se contabiliza en el activo porque es un dinero que pertenece a la empresa, y que no fue pagado por el cliente debido a que por ley debe retenerlo.
La retención en la fuente se trata como un anticipo en el pago de impuestos que es un activo.
Cuentas de gastos
Cuando una empresa está en proceso de creación o en la adquisición de persona jurídica son muchos los gastos en los que se debe incurrir para ponerla en marcha, y posteriormente pueden pasar varios meses en los que no se genere ningún tipo de ingresos, por lo que estos gastos no deben ser llevados a la cuenta de gastos, ya que la contabilidad brinda la opción de contabilizarlos como gastos preoperativos, organización o puesta en marcha.
Cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos. Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de organización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha.
La amortización de los cargos diferidos se debe reconocer desde la fecha en que originen ingresos, teniendo en cuenta que los correspondientes a organización, preoperativos y puesta en marcha se deben amortizar en el menor tiempo entre el estimado en el estudio de factibilidad para su recuperación y la duración del proyecto específico que los originó
La amortización es la disminución gradual y proporcional de los activos, para este caso el de los cargos diferidos correspondiente al valor causado.
Registro contable en el momento de realizar la respectiva amortización de los cargos diferidos, en el momento en que se empiecen a originar ingresos.
En cuanto a la compra de activos fijos que se realicen, todos deben ser registrados en la contabilidad en la fecha en que se adquirieron, teniendo en cuenta que el costo de estos como también los impuestos y los gastos razonables y necesarios como instalaciones y adecuaciones para ubicar los activos hasta que queden listos para ser utilizados, deben ser contabilizados como mayor valor de los activos, es decir que forman parte del activo.
Cuenta equipo y mobiliario de oficina
Equipo de oficina es la cuenta en la que se registra el valor de los muebles necesarios para la operación de la empresa. Su saldo es deudor y representa el valor de los escritorios, sillas, libreros, archiveros, calculadoras, etc. Es posible que el equipo de cómputo se incluya en esta cuenta, entonces, también representa el valor de computadoras, impresoras, teclados, etc. Es una cuenta de activo fijo.
Esta cuenta siempre se inicia con un cargo, es decir, con una anotación en el Debe. Además, aumenta cuando la empresa adquiere nuevos muebles y equipos, y disminuye cuando la empresa vende muebles o equipos, también, cuando se da de baja algún mueble o equipo por considerarse inservible. Siempre hay que recordar que un cargo se anota en el Debe y un abono en el Haber.
· La cuenta Equipo de oficina se carga:
Al inicio del ejercicio por el valor de los muebles y equipos propiedad de la empresa.
Durante el ejercicio por el valor de los nuevos muebles y equipos que la empresa adquiera.
· La cuenta Equipo de oficina se abona:
Durante el ejercicio por el valor de los muebles y equipos que la empresa decida vender.
Al término del ejercicio por el valor de los muebles y equipos que la empresa considere inservibles. También, por el valor de su saldo en caso de saldarla.
