¿Qué son las cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar
son aquellas que se originan cuando se realiza una venta a crédito y
representan el monto total que adeudan los clientes por concepto de las
actividades operativas propias de la empresa. Estas cuentas aumentan por él debe
y disminuyen por el haber. Su saldo es deudor.
Brito. J. (1.994), dice que las
cuentas por cobrar Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que
llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio
efectivo o cualquier otra clase de bienes o servicios.
Clasificación de las cuentas por cobrar
Las cuentas
por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata a corto plazo o
a largo plazo:
ü A corto plazo: aquellas cuya
disponibilidad es inmediata dentro de un plazo mayor de un año.
ü A largo plazo: su
disponibilidad es más de un año.
Las cuentas por cobrar en el balance general
El balance general o
balance de situación es un informe contable que muestra la situación financiera
de la empresa.
Está formado por el activo, el pasivo y el patrimonio neto. Las cuentas por cobrar
deben registrarse en el activo.
Si se trata de cuentas a corto plazo figurarán en el activo
circulante y si se trata de cuentas a largo plazo figurarán en el activo
fijo.
Principios de contabilidad en cuentas por cobrar
Los principios de la contabilidad aplicables a las cuentas
por cobrar son: el valor histórico, el periodo
contable y la revelación suficiente.
ü
Valor histórico: Las transacciones y eventos económicos que la
contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se
afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al
momento en que se consideren realizados contablemente.
ü
Periodo contable: Es la necesidad de conocer los resultados de
operación y la situación financiera, que tiene una existencia continua, obliga
a dividir su vida en periodos convencionales.
ü
Revelación suficiente: La información contable presentada en
los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo
necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de
la entidad.
Importancia de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son de suma relevancia para una
empresa ya que representan los derechos que esta tiene sobre los clientes y de
los cuales además obtiene beneficios, ya sea mediante la venta de mercancías o
de servicios que la empresa ofrece.
A través de este sistema, la entidad que registre las
cuentas por cobrar obtendrá un inventario sobre dichos derechos, y con este
será capaz de beneficiar a los clientes al ofrecerles nuevos métodos de pago
como créditos u otras formas que también beneficiarán a la empresa.
Este método se introdujo en contabilidad a partir de la
necesidad de implementar nuevas formas para atraer clientes nuevos y conservar
los existentes.
Aunque las condiciones variarán según la empresa, la
mayoría de las entidades suelen ofrecer créditos y términos similares. Al
utilizar las cuentas por cobrar se establece un proceso seguro de éxito y
eficiencia.
Las cuentas por cobrar
también pueden ser clasificadas en:
Provenientes
de ventas de bienes o servicios.
No
provenientes de venta de bienes o servicios.
Cuentas por
cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios
Este grupo de cuentas
por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de
bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de
una "factura" por parte del cliente.
Las cuentas por cobrar
provenientes de ventas a crédito son comúnmente conocidas como "cuentas
por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y
deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo circulante o corriente,
excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones
de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses.
Esta se refiere a
derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones
diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito.
Este tipo de cuentas
por cobrar deberán aparecer clasificadas en el Balance General en el grupo de
Activo Circulante, siempre que se espere que vayan a ser cobradas dentro del
ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado,
generalmente es de doce meses.
Cuentas por
cobrar no proveniente de ventas que se cobran en efectivo
Estas cuentas por
cobrar se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo. El origen de
estas cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, podríamos citar las
siguientes:
Cuentas por cobrar a
trabajadores: El origen de estas cuentas por cobrar podría ser el de
préstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los trabajadores para
su propio consumo.
Intereses por cobrar: Se refiere a
derechos por cobrar surgidos como consecuencia de haber prestado dinero a
terceros.
Reclamaciones por
cobrar a compañías de seguro: Será registrados en esta cuenta aquellos
derechos por cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo que se hagan a
las compañías de seguros.
Reclamaciones por
cobrar a proveedores: Con alguna frecuencia se presenta el caso en que la empresa
compra una mercancía de contado y, posteriormente, tal mercancía es devuelta al
proveedor por cualquier razón. SI se ha convenido en que el proveedor el
valor correspondiente en efectivo y no mediante una nueva mercancía en forma
inmediata, el derecho a cobrar debe ser registrado en la cuenta
"reclamaciones por cobrar a proveedores".
Cuentas por cobrar a
los accionistas: Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los
accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que
todavía deban del capital que suscribieron.
1. Mensualmente,
como mínimo, deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar con el
mayor general.
2. Es una práctica
muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes.
3. Personas
independientes del departamento de ventas, facturación y caja, deben:
a) Comparar los
estados de cuenta mensuales con el balance de comprobación y enviar
directamente por correo los estados de cuenta, investigando las diferencias
encontradas.
b) Comparar el
balance de comprobación y el análisis por antigüedad con el saldo en el mayor.
4. Los empleados
que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados con
frecuencia.
5. Los despachos de
mercancías en consignación deben ser manejados separadamente de las ventas y
las cuentas por cobrar.
Excelente artículo
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